⚖️ Terms of Use

Last updated: May 12, 2026

These Terms of Use ("Terms") govern access to and use of the SyntraCare platform, its templates, forms, automations, and clinical note assistance tools (collectively, the "Services"), developed by an independent software developer and hosted on the Systeme.io platform.

SyntraCare is not a government product or an official U.S. health service. It is a technical software tool to help ABA RBTs, BCBAs, and clinics draft and organize session notes, but it does not replace clinical judgment or professional supervision.

By using SyntraCare, you agree to be legally bound by these Terms. If you do not agree, you must not use the Services.

1. Nature of the Services. SyntraCare provides ABA documentation support tools such as: session note drafting assistance; structured ABA note templates; data organization and automation of certain administrative tasks. SyntraCare does not offer: medical, psychological, or behavioral treatment; legal, billing, or compliance advice; professional conduct codes or medical necessity decisions. Final responsibility for care, documentation, billing, and compliance always rests with the professional or clinic using the system.

2. Use of AI and Warning. SyntraCare may employ artificial intelligence ("AI") to assist in drafting, organizing, formatting, or summarizing notes. You must know that: AI-generated content may contain errors or omissions; each note must be reviewed, corrected, and approved by the RBT, BCBA, or supervisor before saving, billing, or submitting to a payer; SyntraCare does not make clinical decisions, determine medical necessity, or guarantee CPT code accuracy, modifiers, or payment outcomes.

3. Authorized Users. The Services are intended only for: individuals over 18 years of age; licensed professionals (RBTs, BCBAs, clinics, etc.) or individuals working under appropriate clinical supervision. By using SyntraCare, you represent that: you have authority to access and use the system; you will comply with health laws, privacy regulations, and payer rules; you have obtained, where applicable, legal consents to use or store client data.

4. User Responsibilities. You are solely responsible for: verifying that each note is accurate and complete; protecting Protected Health Information (PHI) and any other sensitive data; complying with HIPAA, state privacy laws, clinic policies, and payer rules; ensuring your notes meet BACB, billing code, and regulatory requirements; not relying on SyntraCare as a substitute for clinical supervision or professional training.

5. Privacy, Data, and Systeme.io. SyntraCare Services operate on the Systeme.io platform, managed by ITACWT Limited (Ireland). Account and technical data are also subject to Systeme.io's Privacy Policy. You decide what information you enter into SyntraCare; you can adjust usage to avoid sharing unnecessary data. SyntraCare does not guarantee that every workflow, integration, or AI service automatically complies with HIPAA. Responsibility for configuring privacy practices rests with you as a professional or clinic.

6. Acceptable Use. You may not: attempt to decompile, copy, or imitate SyntraCare's workflows, templates, or internal logic; share paid accounts with unauthorized persons; upload or use fraudulent, malicious, or illegal data; bypass security controls or attempt to access restricted areas. If you violate these Terms, SyntraCare reserves the right to: suspend or cancel your account, impose access sanctions, or take legal action.

7. Account Security. You are responsible for: maintaining the confidentiality of your credentials; limiting access to your account; promptly notifying us if you detect unauthorized access or misuse. We may suspend or cancel accounts that violate these Terms or create compliance, security, or fraud risks.

8. Intellectual Property. All software, templates, designs, workflows, business logic, and interfaces of SyntraCare are the property of the developer and are protected by copyright, trademark, and intellectual property rights. We do not transfer ownership; we only grant you a limited license to use the software under these Terms. You may not redistribute, resell, or automate commercial use of the platform without express permission.

9. "As Is" Notice. The Services are provided "as is" and "as available." SyntraCare does not guarantee: clinical, billing, or CPT code accuracy; uninterrupted, error-free service or hardware reliability; acceptance of your notes by payers or avoidance of audits.

10. Limitation of Liability. To the extent permitted by law, SyntraCare shall not be liable for: clinical errors, documentation errors, billing errors, claim denials, audits, economic losses, or consequences arising from your use of the software; problems caused by third parties (Internet, devices, browsers, AI services, etc.). This does not limit liability for damages that cannot be excluded by law (e.g., fraud or willful misconduct).

11. Audit and Security Data. SyntraCare may generate: usage logs, technical identifiers, security metadata, and audit trails. This data is used to: maintain system security; detect fraudulent or improper use; help resolve technical issues and improve the platform.

12. Modifications to the Services. We may: change, pause, or suspend parts of SyntraCare without prior notice; periodically update these Terms; continued use of the Services after an update constitutes acceptance of the changes.

13. Governing Law. These Terms are governed by the laws of the State of Texas, United States, without prejudice to applicable EU privacy regulations for hosting on Systeme.io infrastructure.

14. Contact Information. For support or product inquiries, contact: syntracareai@gmail.com.

🔏 Privacy Policy

Last updated: May 12, 2026

SyntraCare respects your privacy and is committed to protecting the information you use when working with ABA session notes. This Privacy Policy explains how your information is collected, used, processed, and protected when you use SyntraCare, a support software developed by an independent developer and hosted on the Systeme.io platform (operated by ITACWT Limited, Ireland).

SyntraCare is not a government product or an official U.S. public health service. It is a technical tool to help RBTs, BCBAs, and clinics organize and draft session notes, but responsibility for care and documentation always remains with the human professional.

1. What information we collect. Depending on how you use SyntraCare, it may collect:

• Account data: name, email, clinic/organization name (if you choose to share).
• Technical data: browser type, operating system, IP address, feature usage within the platform.
• Note data: text you enter into templates, forms, AI sections, session notes, etc.

You are responsible for deciding what Protected Health Information (PHI) you enter into SyntraCare. SyntraCare does not guarantee that use of the platform, its integrations, or AI services automatically comply with HIPAA or other privacy regulations. That responsibility remains yours as a professional.

2. How we use information. We may use your information to:

• Operate and improve SyntraCare.
• Send you administrative messages, updates, or support.
• Respond to your questions and issues.
• Maintain security and integrity of the service.
• Comply with applicable legal obligations.

We do not sell or rent your personal data. We do not use your data for advertising, targeted marketing, or profiling.

3. AI and external services. Some SyntraCare features may use third-party AI services to help: organize, summarize, or reformulate notes; improve grammar, translate, or format text. We recommend avoiding entering unnecessary or highly identifiable data if not strictly necessary for your work. If your organization requires a Business Associate Agreement (BAA), contact us to evaluate the appropriate configuration.

4. Hosting on Systeme.io. SyntraCare is hosted on the Systeme.io platform, operated by ITACWT Limited (Ireland). Account and technical data (emails, usage, logs, etc.) are managed under Systeme.io's own Privacy Policy. Key points: servers are located in Ireland, using Amazon Web Services (AWS); data is stored in the European Union and encrypted at rest; Systeme does not sell your personal data to third parties; your information may be shared with service providers (hosting, security, support, etc.) who are obligated to maintain confidentiality.

5. Sharing your data. We may share information in these cases: with technical and AI service providers that help us operate SyntraCare; with Systeme.io for proper use of the hosting platform; if required by law: to authorities, legal proceedings, court orders, or to comply with applicable regulations. In no case is your information sold to third parties for advertising purposes outside this context.

6. Security and storage. We take reasonable security measures (technical and administrative) to protect against unauthorized access, loss, or misuse of your information. This includes encryption, internal access controls, and storage on secure servers hosted by Amazon Web Services in Ireland. However, no internet service can guarantee absolute security. You should also: use strong passwords; protect your devices; not share your credentials with unauthorized persons.

7. Data retention. We retain your personal information only as long as necessary to: operate the service; resolve technical or support issues; comply with legal or audit obligations. When that period ends, we securely delete or anonymize your data to the extent possible.

8. Your rights. Depending on your country or state, you may have the right to: access your information; request correction or rectification; request deletion of certain data in some cases. To exercise these rights, contact: syntracareai@gmail.com.

9. Children and minors. SyntraCare is not designed for use by children under 13 years of age.

10. Changes to this Policy. We may update this Privacy Policy at any time. If you continue using SyntraCare after the update, you are deemed to accept the modified version.

11. Governing Law. This Privacy Policy is governed by the laws of the State of Texas, United States, and by applicable EU privacy laws for hosting on EU infrastructure (Systeme.io).

12. Contact Information. For privacy questions, contact: syntracareai@gmail.com.

⚖️ Términos de Uso

Última actualización: 12 de mayo de 2026

Estos Términos de Uso ("Términos") rigen el acceso y el uso de la plataforma SyntraCare, sus plantillas, formularios, automatizaciones y herramientas de asistencia para notas clínicas (en conjunto, los "Servicios"), desarrollados por un informático independiente y alojados en la plataforma Systeme.io.

SyntraCare no es un producto del gobierno ni de ninguna institución oficial de salud de los Estados Unidos. Es una herramienta técnica de software para ayudar a RBTs, BCBAs y clínicas de ABA a redactar y organizar notas de sesión, pero no sustituye el juicio clínico ni la supervisión profesional.

Al usar SyntraCare, aceptas estar legalmente atado a estos Términos. Si no estás de acuerdo, no debes usar los Servicios.

1. Naturaleza de los Servicios. SyntraCare proporciona herramientas de apoyo para la documentación ABA, como: asistencia para redactar notas de sesión; plantillas estructuradas de notas ABA; organización de datos y automatización de ciertas tareas administrativas. SyntraCare no ofrece: tratamiento médico, psicológico o conductual; asesoramiento legal, de facturación o de cumplimiento; código de conducta profesional ni decisiones sobre necesidad médica. La responsabilidad final de la atención, la documentación, el cobro y el cumplimiento siempre recae en el profesional o la clínica que usa el sistema.

2. Uso de IA y advertencia. SyntraCare puede emplear inteligencia artificial ("IA") para ayudar a redactar, organizar, formatear o resumir notas. Tienes que saber que: el contenido generado por IA puede contener errores u omisiones; cada nota debe ser revisada, corregida y aprobada por el RBT, BCBA o supervisor antes de guardarse, facturarse o enviarse a un pagador; SyntraCare no toma decisiones clínicas, ni determina necesidad médica, ni garantiza exactitud de códigos CPT, modificadores o resultados de pago.

3. Usuarios autorizados. Los Servicios están pensados solo para: personas mayores de 18 años; profesionales autorizados (RBTs, BCBAs, clínicas, etc.) o personas que trabajan bajo supervisión clínica adecuada. Al usar SyntraCare, declaras que: tienes facultad para acceder y usar el sistema; cumplirás con las leyes de salud, privacidad y con las normas de tus pagadores; has obtenido, si corresponde, los consentimientos legales para usar o almacenar datos de clientes.

4. Responsabilidades del usuario. Eres solo responsable de: verificar que cada nota sea exacta y completa; proteger información de salud protegida (PHI) y cualquier otro dato sensible; cumplir con HIPAA, leyes de privacidad estatales, políticas de tu clínica y normas de tu pagador; asegurarte de que tus notas cumplen con BACB, códigos de facturación y requisitos regulatorios; no depender de SyntraCare como sustituto de supervisión clínica o de formación profesional.

5. Privacidad, datos y Systeme.io. Los Servicios de SyntraCare se operan sobre la plataforma Systeme.io, gestionada por ITACWT Limited (Irlanda). Los datos de cuenta y técnicos están sujetos también a la Política de Privacidad de Systeme.io. Tú decides qué información introduces en SyntraCare; puedes ajustar el uso para evitar compartir datos innecesarios. SyntraCare no garantiza que cada flujo de trabajo, integración o servicio de IA cumpla automáticamente con HIPAA. La responsabilidad de configurar las prácticas de privacidad corre por tu cuenta como profesional o clínica.

6. Uso aceptable. No puedes: intentar descompilar, copiar o imitar los flujos, plantillas o lógica interna de SyntraCare; compartir cuentas de pago con personas no autorizadas; subir o usar datos fraudulentos, maliciosos o ilegales; bypassar controles de seguridad o intentar acceder a áreas restringidas. Si violas estos Términos, SyntraCare se reserva el derecho de: suspender o cancelar tu cuenta, emitir sanciones de acceso o tomar acciones legales.

7. Seguridad de la cuenta. Eres responsable de: mantener la confidencialidad de tus credenciales; limitar el acceso a tu cuenta; notificarnos rápidamente si detectas acceso no autorizado o uso indebido. Podemos suspender o cancelar cuentas que vulneren estos Términos o que generen riesgos de compliance, seguridad o fraude.

8. Propiedad intelectual. Todo el software, plantillas, diseños, flujos, lógica de negocio e interfaces de SyntraCare son propiedad del desarrollador y están protegidos por derechos de autor, marca y propiedad intelectual. No transferimos propiedad; solo te otorgamos una licencia limitada para usar el software según estos Términos. No puedes redistribuir, revender ni automatizar el uso comercial de la plataforma sin permiso expreso.

9. Aviso de "como está". Los Servicios se ofrecen "tal como están" y "según estén disponibles". SyntraCare no garantiza: exactitud clínica, de facturación o de código CPT; servicio sin interrupciones, errores o fallas de hardware; aceptación de tus notas por parte de pagadores ni la evasión de auditorías.

10. Limitación de responsabilidad. En la medida permitida por la ley, SyntraCare no será responsable de: errores clínicos, de documentación, de facturación, denegación de reclamos, auditorías, pérdidas económicas o consecuencias derivadas de tu uso del software; problemas ocasionados por terceros (Internet, dispositivos, navegadores, servicios de IA, etc.). Esto no limita la responsabilidad por daños que no se puedan excluir por ley (por ejemplo, dolo o fraude).

11. Datos de auditoría y seguridad. SyntraCare puede generar: logs de uso, identificadores técnicos, metadatos de seguridad y rastros de auditoría. Estos datos se usan para: mantener la seguridad del sistema; detectar uso fraudulento o indebido; ayudar a resolver problemas técnicos y mejorar la plataforma.

12. Modificaciones de los Servicios. Podemos: cambiar, pausar o suspender partes de SyntraCare sin aviso previo; actualizar periódicamente estos Términos; el uso continuado de los Servicios tras una actualización implica que aceptas los cambios.

13. Ley aplicable. Estos Términos se rigen por las leyes del Estado de Texas, Estados Unidos, sin perjuicio de las normas de privacidad aplicables de la Unión Europea para el alojamiento en la infraestructura de Systeme.io.

14. Información de contacto. Para soporte o preguntas sobre el producto, puedes escribir a: syntracareai@gmail.com.

🔏 Política de Privacidad

Última actualización: 12 de mayo de 2026

SyntraCare respeta tu privacidad y se compromete a proteger la información que usas al trabajar con notas de sesiones ABA. Esta Política de Privacidad explica cómo se recopila, usa, procesa y protege tu información cuando usas SyntraCare, un software de apoyo desarrollado por un informático independiente y alojado en la plataforma Systeme.io (operada por ITACWT Limited, Irlanda).

SyntraCare no es un producto del gobierno ni un servicio oficial de salud pública de los Estados Unidos. Es una herramienta técnica para ayudar a RBTs, BCBAs y clínicas a organizar y redactar notas de sesión, pero la responsabilidad de la atención y la documentación sigue siendo siempre del profesional humano.

1. Qué información recopilamos. Dependiendo de cómo utilices SyntraCare, puede recopilar:

• Datos de cuenta: nombre, correo electrónico, nombre de clínica u organización (si decides compartirlo).
• Datos técnicos: tipo de navegador, sistema operativo, dirección IP, uso de funciones dentro de la plataforma.
• Datos de notas: texto que introduces en plantillas, formularios, secciones de AI, notas de sesión, etc.

Tú eres responsable de decidir qué información de salud protegida (PHI) introduces en SyntraCare. SyntraCare no garantiza que el uso de la plataforma, sus integraciones o servicios de IA cumplan automáticamente con HIPAA u otras normas de privacidad. Esa responsabilidad sigue siendo tuya, como profesional.

2. Cómo usamos la información. Podemos usar tu información para:

• Operar y mejorar SyntraCare.
• Enviarte mensajes administrativos, actualizaciones o soporte.
• Responder a tus preguntas y problemas.
• Mantener la seguridad y la integridad del servicio.
• Cumplir con obligaciones legales aplicables.

No vendemos ni alquilamos tus datos personales. No utilizamos tus datos para publicidad, marketing dirigido, ni elaboración de perfiles.

3. AI y servicios externos. Algunas funciones de SyntraCare pueden usar servicios de IA de terceros para ayudar a: organizar, resumir o reformular notas; mejorar la gramática, traducir o formatear texto. Recomendamos que evites introducir datos innecesarios o altamente identificables si no son estrictamente necesarios para tu trabajo. Si tu organización requiere un Business Associate Agreement (BAA), contáctanos para evaluar la configuración adecuada.

4. Hosting en Systeme.io. SyntraCare se aloja en la plataforma Systeme.io, operada por ITACWT Limited (Irlanda). Los datos de cuenta y técnicos (emails, uso, logs, etc.) se gestionan bajo la propia Política de Privacidad de Systeme.io. Algunos puntos clave: los servidores se encuentran en Irlanda, usando Amazon Web Services (AWS); los datos se almacenan en la Unión Europea y se cifran en almacenamiento; Systeme no vende tus datos personales a terceros; tu información puede compartirse con proveedores de servicios (hosting, seguridad, soporte, etc.) que están obligados a mantener la confidencialidad.

5. Compartir tus datos. Podemos compartir información en estos casos: con proveedores de servicios técnicos y de IA que nos ayudan a operar SyntraCare; con Systeme.io para el uso adecuado de la plataforma de alojamiento; si la ley lo exige: ante autoridades, procesos legales, órdenes judiciales o para cumplir con reglamentos aplicables. En ningún caso tu información se vende a terceros con fines publicitarios fuera de este contexto.

6. Seguridad y almacenamiento. Adoptamos medidas de seguridad razonables (técnicas y administrativas) para proteger contra acceso no autorizado, pérdida o uso indebido de tu información. Eso incluye el cifrado, controles de acceso interno y almacenamiento en servidores seguros alojados por Amazon Web Services en Irlanda. Sin embargo, ningún servicio en internet puede garantizar seguridad absoluta. Tú también debes: usar contraseñas seguras; proteger tus dispositivos; no compartir tus credenciales con personas no autorizadas.

7. Retención de datos. Retenemos tu información personal solo el tiempo necesario para: operar el servicio; resolver problemas técnicos o de soporte; cumplir con obligaciones legales o de auditoría. Cuando ese periodo termine, eliminamos o anonimizamos tus datos de forma segura, en la medida en que sea posible.

8. Tus derechos. Según tu país o estado, puedes tener derecho a: acceder a tu información; solicitar corrección o rectificación; pedir la eliminación de ciertos datos en algunos casos. Para ejercer estos derechos, puedes escribir a: syntracareai@gmail.com.

9. Niños y menores. SyntraCare no está diseñado para ser usado por niños menores de 13 años.

10. Cambios en esta Política. Podemos actualizar esta Política de Privacidad en cualquier momento. Si sigues usando SyntraCare después de la actualización, se entiende que aceptas la versión modificada.

11. Ley aplicable. Esta Política de Privacidad se rige por las leyes del Estado de Texas, Estados Unidos, y por las leyes de privacidad aplicables de la Unión Europea para el alojamiento en la UE (Systeme.io).

12. Información de contacto. Para preguntas sobre tu privacidad, puedes contactar a: syntracareai@gmail.com.

📘 SyntraCareAI User Manual